Access数据库这些功能如果你掌握了，数据从此为你所用

数据表“合计”公式的应用

我们先来打开一个“学生成绩表4”，如下图：

然后点击“开始”选项卡下面的“合计公式”

在数据表的最后一行出现了“汇总”字样：

你可以在汇总一行的每个字段下选择想要的结果

对于数字格式的字段会有7种结果

而对于文本则只有一个“计数”结果：

下面是文本字段：

分别对字段班级1求“计数”

对英语求“平均分”

对语文求“最高分”

对数学求“最低分”

得到如下的结果是有21条数据

英语平均分是62.3分

语文最高分是96分

数学最低分是47分，如下图：

数据表的“筛选”功能

从2007以后版本的Access数据库开始兼容了Excel的一些基本操作功能

再加上本身的数据库功能，使得它倍受青睐

你如果想在Access数据库中，对表实现一些简单的“筛选”功能，可以不用写“查询语句”，直接用鼠标操作即可

假如你想对下面的学生成绩表进行筛选

你需要二班语、数、外成绩及格的人员数据：

通常在数据库中，你需要写“查询语句”来实现上述的任务

创建一个查询，并写上语句：

select * from 学生成绩表 where 班级=‘二班 and 英语分数>=60 and 语文分数>=60 and 数学分数>=60

点击红色叹号运行，结果如下：

可以看到，二班的学生三门课同时都及格的只有两名学生

学号分别是17号和21号，你如果不写查询语句怎么完成这个操作呢？

其实很简单，从下面能够看到，每个字段名字旁边都有一个黑色的三角号：

点击黑色小三角：

直接选中二班，点确定：

看到了吗，数据只有二班的了，接着点击英语分数旁边的黑色小三角：

界面有点不一样了，因为它是数字格式的字段

你不要一个一个地去选，比较麻烦

直接点击数字筛选器，再点击大于（实际上这是个大于等于）：

输入60即可，然后确定，以此类推，语文和数据都这么弄，就得到下面的结果：

这个不用写语句，同样可以实现

所以零基础的小白学习Access数据库也是相当容易的

数据表中数据的“排序”功能

你想要对下面的学生成绩表，按英语分数由低到高进行排序：

如果你用查询语句实现，你可以创建一个查询并写上语句：

select * from 学生成绩表 order by 英语分数

这里面的order by表示由低到高进行排序：

点击红色叹号运行，结果如下：

如果你想要由高到低排序怎么办？

SQL语句这么写：

select * from 学生成绩表 order by 英语分数 desc

只是在原来的基础上多了一个“desc”，即为由高到低排序：

运行结果：

你除了写查询语句进行排序外，还可以通过简单的鼠标操作来实现数据的排序问题

打开学生成绩表，右键点击“英语分数”字段：

可以看到，有升序和降序两种选择

你只需要选择一种我们想要的排序即可，排序结果如下（由低到高排序）：

这种用鼠标操作的排序是非常简单的

“left”的用法

“left”在Access数据库中表达的含义是“左截取”

也就是从左面开始截取字符，它的用法是：

left(字段名称，2)，表示对某个字段进行左截取2个字符

你要对下面的“学生信息表”中的出生日期精确到月份即可，就可以用到left：

你可以创建一个查询并写上语句：

select *，left(出生日期，6) as csrq from 学生信息表

这里面的left(出生日期，6)即为对字段“出生日期”从左面开始取6位

关于“as csrq”表示一个别名，前面的文章已经讲过：

点击红色叹号运行，结果如下：

可以看到出生日期精确到月份了

从“出生日期”字段左面取了6位,这只是一个查询，并没有生成真正的数据表

如果要生成真正的数据表，需要这样：

select *,left(出生日期,6) as csrq into 学生信息表改 from 学生信息表

加一个“into 学生信息表改”即可：

运行结果：

这时你的数据库中就生成了一个实实在在的表了“学生信息表改”

“top”用法

对于下面的“学生成绩表”

你只想要显示前7行数据

在查询语句中怎么进行控制呢？

你可以创建一个查询并写上语句：

select top 7 * from 学生成绩表

这里面的top 7就是显示前7行

*就是显示所有字段的数据：

点击红色叹号运行，结果如下：

假如你只想要显示班级，学号和英语分数这几个字段

应该这么写：

select top 7 班级,学号,英语分数 from 学生成绩表

运行结果：

“文本类型”转换为“时间类型”

下面是学生的入学时间表

为了方便录入数据，录入人员在“入学时间”字段录入的是文本类型的数据

你怎么才能把它转换为真正的日期型呢？

第一步：加一个“入学时间1”字段，类型选择“日期/时间”型：

可以看到“入学时间1”字段，这个字段的类型就是“日期/时间”型的：

第二步：创建查询，写语句：

UPDATE 入学表SET 入学时间1 = CDATE(LEFT(入学时间,4)&"/"&MID(入学时间,5,2)&"/"&RIGHT(入学时间,2))

CDATE函数就是将文本转换为日期，里面由三部分组成，每个部分用”/”隔开：

1、LEFT(入学时间,4)：表示年，用left实现，左边截取4位

2、MID(入学时间,5,2)：表示月，用mid实现，从每5位开始截取2位

3、RIGHT(入学时间,2)：表示日，用right实现，右边截取2位

“&”用于连接每一部分与”/”。

第三步：运行结果：

可以看到入学时间1字段变成了日期型的

SQL查询“不重复”数据

对于下面的“学生成绩表7”，里面有一些重复的数据

你怎么来查询不让它重复呢？

你可以创建一个查询并写上语句：

select distinct 班级,学号,语文分数,数学分数from 学生成绩表7order by 学号

distinct就是显示唯一的数据值，后面接想要的字段名称即可

order by的作用就是按学号进行升序排序

运行，结果如下：

除了这种方法，还有一种方法同样可以实现这种操作

SQL语句改为：

select 班级,学号,语文分数,数学分数from 学生成绩表7group by 班级,学号,语文分数,数学分数order by 学号

运行结果：

SQL查询“between and”的用法

SQL查询语句中“between and”表示条件的范围，一般跟在where的后面

下面是“学生成绩表”

你想要查询英语分数在40分到70分之间的学生：

你可以创建一个查询并写上语句：

select * from 学生成绩表 where 英语分数 between 40 and 70”

这里面的between…and就表示在哪个区间：

运行结果如下：

查询语句“字符匹配”

下面是所有学生成绩表：

你想要把所有姓“张”的学生的成绩提出来，应该怎么办？

创建一个“查询”并写上语句：

select * from 学生成绩表 where 姓名 like '张*'

从查询语句可以看出“like”可以实现字符匹配

like ‘张*’字符匹配，“*”代表通配符

你想要提取姓“张”的学生，所以“张”字开头，后面用“*”代替后面的名字

运行结果如下：

如果，你想要把所有学生名字中带“冰”字的学生成绩提出来，应该怎么办？

创建一个“查询”并写上语句：

select * from 学生成绩表 where 姓名 like '*冰*'

前后都加通配符，表示“冰”字可以在名字中的任何位置

运行结果如下：

如何用not like 来提取不包含这些字的学生

看下面这个语句：

select * from 学生成绩表 where 姓名 not like '张*'

运行结果如下：

当然，如果想要提名字最后一个字是“玲”字和最后一个字不是“玲”字的学生成绩，也很容易

SQL查询语句【in】和【null】的用法

1、【in】的用法

下面是学生成绩表：

你只要一班和二班学生成绩信息，创建一个查询

查询语句为：

select * from 学生成绩表 where 班级 in('一班','二班')

【in】的用途就是把班级限制在(‘一班’,’二班’)这个集合中

下面就是集合限制的查询语句：

当然，集合里面是可以有多个元素的，也可以加上三班或者四班

运行结果如下：

显示的查询结果能够看出，只有“一班”和“二班”的学生成绩

那如果在“in”的前面加个“not”表达什么含义呢？看下面的【not in】的用法：

查询语句：

select * from 学生成绩表 where 班级 not in('一班','二班')

语句中多了一个“not”:

运行结果如下：

2、【null】的用法

从下面的学生成绩表中可以看到，有些学生的班级信息漏掉了

你要把这些学生找出来

看这个查询：

select * from 学生成绩表 where 班级 is null

运行结果：

那么【is not null】就表示不为空：

select * from 学生成绩表 where 班级 is not null

运行结果：

用【and】进行多条件查询实例

下面是一个“学生成绩表”：

想要在学生成绩表中提取一班、二班和三班学生的三科成绩

这些学生英语不及格，但数学成绩及格

语文分在50-70分之间，并且名字中不能包括“冰”字

创建一个查询：

select * from 学生成绩表 where 班级 in('一班','二班','三班') and 姓名 not like '*冰*' and 英语分数<60 and 数学分数>=60 and (语文分数 between 50 and 70)

这个SQL查询语句看着有点长，实际上并不复杂：

条件1，班级 in(‘一班’,’二班’,’三班’)，这个用到了“in”，表示所在的集合；

条件2，姓名 not like ‘*冰*’，这个用到了“not like”，表示不包含；

条件3，英语分数<60，这个用到了“<”，表示小于；

条件4，数学分数>=60，这个用到了“>=”，表示大于等于；

条件5，语文分数 between 50 and 70，这个用到了“between…and”，表示介于两个数之间。

同时满足这一个条件，最后的查询结果是：

有9个学生满足以上五个条件。

其实，在条件1中，你还可以这样写：

条件1，班级 not in(‘四班’,null)

运行的结果如下，查询的结果也是这9个学生：

用【or】进行“并列或”的条件查询

下面是一个“学生成绩表”：

想要在学生成绩表中提取一班和三班学生的三科成绩

这些学生三门课只要有一门不及格就提出来

并且这些学生只能姓“张”或者姓“刘”

创建一个查询：

select * from 学生成绩表where 班级 in('一班','三班') and (姓名 like '张*' or 姓名 like '刘*') and (英语分数<60 or 数学分数<60 or 语文分数<60 )

来分析一下：

条件1，班级 in(‘一班’,’三班’)，这个表示一班和三班的都提出来；

条件2，(姓名like ‘张*’ or 姓名like ‘刘*’)，这个表示姓张的或者姓刘的学生都提出来；

条件3，(英语分数<60 or 数学分数<60 or 语文分数<60 )，这个表示只要学生有一科没及格就提出来。

以上的【or】都表示“或者”，最后的查询结果是一共有16个学生符合条件：

你只要用括号把大的条件分清，再用or或者and去限制小的条件，基本是不会出错的。

用“rnd()”函数产生随机数

下面是一个“学生成绩表”

已经添加了三个字段，都是数字格式的，用于生成三组不同类型的随机数字

还添加了一个自动编号格式的ID字段：

至于如何添加字段，可以翻看以前的文章

然后创建一个查询，并写上SQL查询语句：

update 学生成绩表 set 随机数1=rnd(id)

以前讲过update set的用法，它是对表进行更新操作，也就是修改表

来分析一下随机数字是怎么产生的：

随机数1=rnd(id) 表示rnd(id)产生一组0-1之间的随机数

并放到随机数1这个字段

Access数据库很特殊，这里面用到了id字段

它就是一个自动编号字段，运行结果如下：

那如何产生0-100之间的随机数字呢？请看下面的语句：

update 学生成绩表 set 随机数2=rnd(id)*100

将rnd(id)乘以100，表示0-100之间的随机数字，结果如下：

上面产生的随机数都是从0开始的

那么，如何产生两个固定数字之间的数呢？

假如你想要50-100之间的数呢？

请看下面的语句：

update 学生成绩表 set 随机数3=rnd(id)*50+50

rnd(id)是0-1之间

rnd(id)*50就表示0-50之间

rnd(id)*50+50就表示50-100之间

运行结果如下：

实现字段数据的“自动计算”

下面是一个“学生成绩表”

有语、数、外三科成绩：

你想要加一个总分，实现字段的自动计算

第一步：打开表，点击设计视图：

增加一个总分字段，数据类型选择“计算”：

在上面的空白处键入“[英语分数]+[数学分数]+[语文分数]”

所表达的含义是新增加的“总分”字段的内容是“语数外三个字段的和”：

点击确定后，回到数据表视图下

可以看到多了一个“总分”字段，并且自动计算出了总分：

假使，你对期中的一科成绩进行修改，那么总分会自动更新结果：

可以看到英语分数修改了，总分跟着就自动计算

导入VF数据库时出错的处理方法

有一些VF数据表需要导入Access数据库：

你想要把它们导入到Access数据库

第一步：点外部数据选项卡下的其他，选择最后一项dBASE文件：

选择VF数据库所在的路径后，双击文件即可：

确定后，出现了下面的错误信息“外部表不是预期的格式”：

什么原因呢？

这是因为Access数据库并不识别现有的VF数据库格式

只需要把VF数据库另存一下，改一下格式就可以了

首先，我们把VF数据表打开，点击文件，选择导出：

确定后，出现下面这个界面，将默认的VF3.0格式改成下面的Dbase 格式：

确定后可以看到再次导入VF数据时，弹出了下面的界面：

说明你已经成功导入了这个表：

轻松实现对Access数据库的基本设置

第一步，双击打开你的数据库：

第二步，点击“文件”选项卡，选择“选项”：

选择选项后，会弹出以下界面：

第三步，对常规、当前数据库、数据表和对象设计器等四项进行设置：

1、常规：

选择蓝色后，点击确定，可以看到数据库的颜色变啦：

变成蓝色了，你也可以选择黑色：

2、“当前数据库”设置：

选择选项卡式，你的数据表可以很容易的找到：

下面这是重叠式的：

3、“数据表”设置：

你可以对数据表进行基本的设置

你选择凸起的效果，字号大一点并加粗：

4、“对象设计器”设置：

你可以对默认的字段类型和字段大小等进行修改

原来是文本的可以设置数字的

这样你增加一个字段后，它的类型就自动是数字的：

总结

1、了解Access数据库

Access是Microsoft公司推出的Office系列办公自动化软件的一个组件，是一个小型的数据库管理系统。它广泛应用于财务、行政、金融、统计、审计和科研项目等众多领域。

2、创建Access数据库

“开始”→“所有程序”→“Microsoft Office” →“Microsoft Access 2010” →启动Access 2010：

在右下角，你可以选择将该数据库保存的路径及文件名称：

3、创建“数据表”

打开空的数据库→创建→表

创建了名字为表1的表，你可以给它改名字

你可以直接将Excel表里面的数据粘贴过来：

粘贴之后给你的表起个名字：

当然了，也可以导入其它格式的数据到你这个数据库里面

4、创建“查询”

创建→查询设计→单击右键→SQL视图

可以写查询语句了：

5、查询分类

分两大类：

一是选择查询

二是操作查询

显示的图标都不太一样，不同图标表示不同种类的查询，前面的文章讲的很详细。

6、常用的SQL查询语句写法

一是（选择查询）：

Select * from 学生成绩表 where 英语分数>=60

二是（更新查询）：

update 学生成绩表 set 英语分数=英语分数+5

三是（生成表查询）：

Select 学号, 数学分数 into 数学成绩表 from 学生成绩表

四是（追加查询）：

Insert into 一班成绩 select * from学生成绩表

五是（删除查询）：

delete * from 一班成绩 where 班级 = '二班'

7、常用的函数用法。

Access数据库中一些常用的函数，如：avg()函数、sum()函数、count()函数、max()函数、min()函数、left()函数、cdate()函数